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”日々の暮らしがちょっとよくなる”そんなことを書いてるブログ。(最近書いてない)

ムダな打ち合わせをやめようーmtgもコストである

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最近、こんな記事を見つけました。

logmi.jp

その中で特に印象的だった言葉が

1時間の会議も、10人参加すれば10時間分の生産性が失われる

というものです。

 

1〜4年と様々なプロジェクトで活動してきて

〇〇ができないから打ち合わせ。

〇〇の進捗報告のための打ち合わせ。

リーダーが集まる〇〇の打ち合わせ。

先生方が集まる全体の〇〇ミーティング。

 

手帳が色々なジャンルのmtgで埋まります。

 

一時期は「頑張れてる自分!」と感じ嬉しく思うこともありました。

しかし学年が上がるについれて、それじゃいけないなと感じるようになりました。

 

僕はとある班のリーダーになってから

それまで週に何回も行われていた打ち合わせを

毎週月曜9時からの長くても30分間に限定しました。

 

それまでのミーティングの時間のヘタすると10分の1の時間です。

 

だからといって、進捗スピードも10分の1になったか?

 

答えは、NOです。

10数名いるメンバーがその一回の打ち合わせに向けて準備をしてくる。

それぞれが30分で終わる工夫をする。

実質的な時間は短くなってもそれぞれの意識次第でその質は高まり、数倍の効果をもたらしました。

 

ミーティングの時間と成果は比例しません。

 

むしろ、ミーティングをすればするほどメンバーの意識は下がっていく。

 

それはなぜか?

 

コストを払ったのに、対価が得られないからです。

100円はらって、受け取るべきたい焼きが受け取れなかったら不満に思うでしょう。

 

ミーティングに参加費を取ってるわけじゃないから、コストを支払ってない。

と思うかもしれませんが、コストとはイコールでお金を表すものではありません。

 

その場所に行くための時間、移動するための体力、その時間を別の有意義なものに使えるはずだったために獲られなかった機会損失。

 

それも全てコストです。

 

そしてそれが5人いることを想像すれば、思っている以上に1回のミーティングにコストがかかっていることを感じることができるでしょう。

 

「ミーティング面白くねえなあ…ムダだな…」

 

と思う人はその思いをそのままにしないで

思い切ってぶつけてみましょう!!

 

たくさんの人が”ムダな打ち合わせは良くない”と思うと思います。

その思いはきっと間違いじゃないと思います。

 

1時間の会議も、10人参加すれば10時間分の生産性が失われる

この意識さえあれば、何かが変わるかも。

 

ぼくもミーティングをする側、される側として

常に意識していたいなと思いました!

 

ではでは!!

バックの中が紙でいっぱいに!?ークリアファイルを使った整理整頓術

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実習や仕事をしていて、気づいたらバックの中が紙やプリントでいっぱいに…

みたいな経験ありませんか?

 

どれが必要かも分からない、どれがいらないかも分からない

ついついそのままにしてしまって、また更に溜まっていく…

 

必要なもの、そうでないもの、保存するものを分ける事ができれば

その書類をどこに直せばいいか、捨ててもいいのか分かるはずです。

 

と、いうことで今回は

バックの中を整理整頓するためのファイリングについて記事を書いていきます。

 

使うのは、仕切り付きのファイル。

だいぶん前に生協で買ったので、どのメーカーのものなのか、いくらでかったのか、全然覚えていませんでしたが…

 

調べてみると、キングジムというメーカーの

スーパーハードフォルダーという名前の商品でした。

 

これの一番いいところは、仕切りが付いていること

その仕切りを上手に使えば、資料がグチャグチャにならずに済みます。

 

僕が持っているやつには5つのインデックスがついていて

それぞれにポケットがついています。

 

今回は、授業の書類の整理プロジェクトの書類の整理の2パターンについて書いていこうと思います。

 

・授業の書類の整理

基本的に平日しか授業が無いと思うので、5つのインデックスを

月・火・水・木・金

で区切ります。

 

そしてそのなかで1限から5限に向けて、手前から奥にファイリングしていけば

月(1〜5限)・火(1〜5限)・水…の様に綺麗にまとまります。

 

1週間も経つとファイルはいっぱいになると思うので

毎週金曜日に別のファイルに差し替える

みたいにすれば持ち運ぶものも最小限で済みます。

 

この差し替えるクセをつけるのが大変ですが、毎回のテストごとに

「あれ、あの資料どこにおいたかな…」とならないのでそれを考えるとがんばれそうです。

 

・プロジェクトの書類の整理

プロジェクトの場合の5つの仕切り方は

手前から順に

1.進行中

2.念のため保存

3.終了

4.方眼紙

5.白紙

になっています。

 

まず1〜3について

このファイリングについて説明しようとしたら

以下のリンクにきれいにまとめてありましたのでそれを引用します。

http://img.allabout.co.jp/gm/article/1569/shorui_wake_01_300.jpg

3分で片付くデスクと書類整理のコツ [収納] All About

 

このように資料をまとめる事ができれば、捨てるものと保存するものがはっきりします。

 

そして4・5について

僕は、基本的に”メモ帳”を持ち歩きません。

メモはほぼすべて”A4の方眼紙”にします。

 

※詳しくは以下のリンクから

takakuni-j.hateblo.jp

 

なので、方眼紙もファイルしないといけません。

しかも、方眼紙って結構高いので落書き用にA4のコピー用紙も持ち歩いてます。

 

これだと、書くための紙と保存する紙と捨てる紙が1つのファイルでまとまります。

 

そして、このファイルをおすすめするもう一個の理由が

一番最後にバインダー機能がある ということです。

講演会などで、メモしたいけどテーブルが…みたいなときに非常に役立ちます!

 

 

いかがだったでしょうか。

全ての方に参考になるものではないかもしれないですが

細かファイルをいっぱい持っててもうどれがどれか…と混乱してしまう人にはいいかもしれません。

 

200円くらいで買えるので、そういう人はぜひぜひ買ってチャレンジしてほしいなと思います。

 

ではでは。

 

《ファイリングに関しての記事》

重要な書類をなくさない「ファイリングテクニック」 - NAVER まとめ

3分で片付くデスクと書類整理のコツ [収納] All About

整理整頓が出来ている人は仕事も出来る!?書類をファイリングする際のコツ|U-NOTE [ユーノート]